L’AI può essere utilizzata come supporto per attività preparatorie, redazionali e organizzative: bozze generiche, scalette, sintesi, checklist, riformulazioni, correzioni linguistiche, tabelle, modelli di comunicazione e semplificazione di testi.

Non deve invece sostituire decisioni, valutazioni, controlli istruttori, responsabilità dell’ufficio o verifiche su dati, documenti e procedimenti. Ogni contenuto generato deve essere controllato prima dell’uso operativo.

Un prompt efficace è una richiesta chiara e completa. Per costruirlo è utile seguire una struttura semplice: ruolo, contesto, compito, formato, vincoli e verifica.

Il ruolo serve a indicare il punto di vista o il tono che l’AI deve adottare. Ad esempio: “Agisci come supporto alla redazione amministrativa” oppure “Usa un tono istituzionale e chiaro”.

Il contesto serve a spiegare brevemente la situazione, senza inserire dati personali o informazioni riservate. Ad esempio: “Lavoro in un ufficio amministrativo universitario e devo predisporre una comunicazione generale agli utenti”.

Il compito indica con precisione che cosa si vuole ottenere. Ad esempio: “Prepara una bozza di email”, “riassumi il testo”, “crea una checklist”, “riformula il paragrafo”.

Il formato specifica come deve essere restituita la risposta. Ad esempio: “in forma di email”, “in tabella”, “in elenco puntato”, “con titolo e paragrafi brevi”.

I vincoli indicano le cautele da rispettare. Ad esempio: “Non inserire dati personali”, “non formulare decisioni definitive”, “non inventare riferimenti normativi”, “segnala gli aspetti da verificare”.

La verifica serve a chiedere all’AI di indicare quali elementi devono essere controllati dall’ufficio prima dell’uso. Ad esempio: “Alla fine, indica gli aspetti che l’ufficio competente deve verificare prima dell’invio”.

Esempio di prompt completo:

“Agisci come supporto alla redazione amministrativa. Lavoro in un ufficio universitario e devo predisporre una comunicazione generale agli utenti su [argomento]. Prepara una bozza di email con tono istituzionale, chiaro e sintetico. Non inserire dati personali, non assumere decisioni definitive e non inventare riferimenti normativi. Alla fine, indica gli aspetti che l’ufficio dovrà verificare prima dell’invio.”

Altro esempio:

“Agisci come supporto operativo. Devo costruire una checklist generale per verificare [tipo di attività/procedura]. Restituisci l’output in elenco puntato. Indica solo gli elementi che un operatore dovrebbe controllare, senza sostituire l’ufficio competente e senza formulare valutazioni definitive.”

È possibile chiedere all’AI di usare un tono formale, amministrativo o istituzionale, ma non di impersonare un funzionario, un dirigente, un ufficio o una persona reale. Il contenuto prodotto deve sempre essere verificato prima dell’uso operativo.

Non devono essere inseriti dati personali, nomi, cognomi, matricole, codici fiscali, IBAN, indirizzi email, numeri di telefono, credenziali, password, token, PIN, dati sanitari, dati di minori, dati economici individuali, documenti riservati, informazioni interne non pubbliche o riferimenti a procedimenti delicati.

Quando possibile, il caso deve essere descritto in termini generali, usando dati fittizi o segnaposto.

Puoi usare l’AI su documenti amministrativi solo se non contengono dati personali, informazioni riservate, contenuti istruttori o elementi non necessari alla richiesta.

Prima di caricare o incollare un documento, occorre rimuovere o oscurare nomi, recapiti, codici identificativi, dati economici, dati bancari, numeri di protocollo, riferimenti a pratiche e ogni informazione che possa rendere riconoscibili persone, procedimenti o situazioni specifiche.

Per documenti interni, bozze non pubblicate, atti protocollati o trascrizioni di riunioni è richiesta particolare cautela.

Devono essere rimossi tutti i dati identificativi e non necessari: nomi, cognomi, matricole, codici fiscali, email, numeri di telefono, indirizzi, dati economici, dati bancari, riferimenti a pratiche, numeri di protocollo e informazioni che permettano l’identificazione indiretta di una persona.

I dati aggregati o realmente anonimizzati sono preferibili, ma occorre verificare che non sia possibile risalire ai soggetti tramite combinazioni di variabili, piccoli gruppi, date, ruoli o altri dettagli.

Non è prudente caricare un documento completo con dati personali chiedendo all’AI di anonimizzarlo. L’anonimizzazione deve essere fatta prima dell’uso dello strumento.

La pseudonimizzazione riduce il rischio, ma non equivale necessariamente ad anonimizzazione.

Iniziali, codici o sigle possono comunque rendere riconoscibile una persona se combinati con ruolo, ufficio, corso, data, pratica o altre informazioni presenti nel testo. Prima di usare l’AI occorre verificare che non vi sia un rischio concreto di reidentificazione.

Non devono essere inseriti dati sanitari, dati relativi a minori, informazioni su disabilità, invalidità o fragilità personali, dati giudiziari, disciplinari, sindacali, politici, religiosi, biometrici, economici individuali o relativi a familiari.

Queste informazioni richiedono particolare tutela e devono essere trattate solo tramite strumenti, canali e soggetti autorizzati.

No. Non devono mai essere inseriti password, token, PIN, certificati, chiavi API, credenziali o codici di accesso.

I log di sistema o i messaggi di errore possono essere usati solo dopo aver rimosso dati personali, indirizzi IP, percorsi interni, nomi utente, token e informazioni tecniche riservate.

L’AI può aiutare a scrivere una richiesta al supporto IT o a comprendere un messaggio di errore generico, ma non deve essere usata per aggirare blocchi, permessi o misure di sicurezza.

Sì, l’AI può aiutare a predisporre bozze di email, PEC e comunicazioni istituzionali, migliorando chiarezza, tono e struttura.

Prima dell’invio occorre verificare contenuto, destinatari, allegati, riferimenti, scadenze, dati personali, impegni assunti e coerenza con la posizione dell’ufficio.

L’AI non deve inviare risposte automatiche senza controllo umano.

L’AI può supportare la predisposizione di bozze, scalette, checklist e revisioni linguistiche di atti amministrativi, come determine, delibere, pareri, schede istruttorie o comunicazioni formali.

Non può però sostituire l’istruttoria, la motivazione, la verifica dei presupposti, il controllo di competenza, i riferimenti normativi, gli importi, le coperture, gli allegati o le valutazioni dell’ufficio.

Il testo finale deve essere verificato e validato dai soggetti competenti.

Sì, l’AI può aiutare a organizzare appunti, predisporre bozze di verbale, ordini del giorno o liste di azioni.

Prima dell’uso occorre rimuovere dati personali, opinioni riferibili a persone, informazioni riservate e contenuti non necessari.

Le decisioni, le responsabilità e le azioni estratte dall’AI devono essere confermate da chi verbalizza o dai soggetti competenti. Un verbale già approvato non deve essere modificato tramite AI senza seguire le procedure previste.

Sì, l’AI può aiutare a scrivere, riorganizzare, semplificare o rendere più accessibili testi destinati al sito istituzionale.

Non deve però decidere autonomamente cosa pubblicare, cosa oscurare o quali obblighi di pubblicazione si applichino.

Prima della pubblicazione occorre verificare correttezza, aggiornamento, accessibilità, tono istituzionale, link, riferimenti normativi, dati personali e coerenza con le fonti ufficiali.

L’AI può aiutare a scrivere comunicazioni generali, istruzioni, FAQ o spiegazioni di procedure rivolte agli studenti.

Non devono però essere inseriti dati individuali di carriera, matricole, esami, CFU, ISEE, dati economici, pratiche personali o informazioni riferibili a singoli studenti.

Le risposte su casi concreti devono essere verificate dall’ufficio competente.

L’AI può aiutare a scrivere comunicazioni generali al personale o a predisporre modelli e bozze.

Non deve però trattare dati individuali su assenze, malattie, permessi, turni, valutazioni, performance o situazioni personali.

Non può formulare giudizi, predisporre valutazioni individuali, assegnare turni in modo automatico o prendere decisioni che incidono sui dipendenti.

Sì, l’AI può aiutare a creare formule, strutturare tabelle, suggerire controlli, scrivere macro o progettare automazioni.

Non devono però essere caricati file con dati personali, nominativi, matricole, dati economici o informazioni riservate. È preferibile usare esempi fittizi o strutture di colonne senza dati reali.

Ogni formula, macro o codice generato dall’AI deve essere testato su copie e verificato prima dell’uso su dati ufficiali.

L’AI può aiutare a predisporre checklist generali o bozze di comunicazione, ma non deve ricevere fatture, mandati, avvisi PagoPA, richieste di rimborso o dati contabili reali con beneficiari, IBAN, codici fiscali, importi individuali o riferimenti identificativi.

Non può sostituire i controlli amministrativo-contabili né decidere pagamenti, liquidazioni, rimborsi o recuperi.

L’AI può aiutare a scrivere bozze, checklist, tabelle comparative neutre, descrizioni, richieste di chiarimento o schemi di capitolato.

Non deve però scegliere fornitori, valutare offerte, attribuire punteggi, decidere requisiti, stabilire affidabilità o sostituire RUP, commissioni e uffici competenti.

Prima di usarla occorre rimuovere dati degli operatori economici, offerte identificabili, importi riservati, CIG/CUP non necessari e documenti di gara non anonimizzati.

L’AI può aiutare a orientare la ricerca o a suggerire aspetti da verificare, ma non è una fonte ufficiale.

Norme, circolari, regolamenti, scadenze, procedure interne e riferimenti devono essere controllati su fonti ufficiali, documenti aggiornati o presso i referenti competenti.

Se l’AI cita una fonte non rintracciabile o non verificabile, quella fonte non deve essere usata.

No. L’AI non deve prendere decisioni, attribuire punteggi, formulare giudizi, creare graduatorie, valutare candidati, studenti, dipendenti, offerte, reclami o istanze.

Può al massimo aiutare a predisporre modelli vuoti, checklist, schemi o promemoria generali.

Le decisioni amministrative devono restare umane, motivate, documentate e verificabili.

L’AI può aiutare a predisporre bozze generali, checklist o tracce di verifica.

Non deve però decidere accoglimenti, dinieghi, oscuramenti, adempimenti privacy, DPIA, data breach o risposte a esercizi dei diritti dell’interessato.

Le valutazioni devono essere svolte dai referenti competenti. Non devono essere inserite istanze, documenti o dati personali reali se non autorizzati e necessari.

Per procedimenti disciplinari, contenziosi, whistleblowing, segnalazioni, audit, conflitti di interesse e non conformità occorre particolare cautela.

Non devono essere caricati dati personali, fatti identificativi, strategie, valutazioni, prove, segnalazioni riservate o documenti del caso concreto.

L’AI può eventualmente aiutare su modelli astratti o checklist generali, ma la gestione deve restare ai soggetti competenti.

L’AI può supportare la creazione di bozze grafiche, testi alternativi, script o contenuti multimediali generici.

Non devono essere usate immagini, volti, voci o video di persone reali senza autorizzazione. Sono da evitare avatar o contenuti sintetici che possano risultare ingannevoli.

Prima della pubblicazione occorre verificare diritti, autorizzazioni, accessibilità, dati personali e coerenza con la comunicazione istituzionale.

L’AI può aiutare a tradurre bozze, avvisi o testi generali, ma la traduzione deve essere verificata da personale competente, soprattutto se il documento ha valore ufficiale.

Non devono essere caricati certificati o documenti personali reali.

L’AI non deve compilare certificati o attestazioni riferiti a persone reali; può supportare solo modelli vuoti, istruzioni generali o testi anonimizzati.

La responsabilità dell’uso operativo dell’output resta in capo all’operatore e all’ufficio competente, secondo ruoli e procedure interne.

L’AI può produrre errori, omissioni o contenuti plausibili ma non verificati. Per questo ogni risultato deve essere controllato, corretto e validato prima di essere inviato, pubblicato o inserito in un procedimento.

Non è corretto giustificare un errore attribuendolo allo strumento.

In caso di dubbio, è preferibile non procedere in autonomia e non inserire dati, documenti o informazioni riservate.

Occorre chiedere supporto quando il caso riguarda dati personali, documenti interni, decisioni su persone, pagamenti, graduatorie, contenziosi, procedimenti disciplinari, segnalazioni, dati sanitari, dati di minori o altre informazioni delicate.

Per chiarimenti è possibile rivolgersi ai referenti indicati dall’Ateneo o utilizzare i contatti messi a disposizione nella sezione dedicata.

L’utilizzo di agenti IA, plugin, connettori, API o strumenti in grado di accedere a documenti, email, calendari, banche dati o applicativi richiede particolare cautela e deve avvenire solo se autorizzato, configurato secondo il principio del minimo privilegio e sottoposto a supervisione umana effettiva. Prima dell’attivazione devono essere verificati finalità, dati trattati, permessi concessi, tracciabilità delle operazioni, possibilità di interrompere l’azione e rischi per sicurezza, riservatezza e correttezza amministrativa. Gli agenti non devono compiere azioni automatiche con effetti esterni o modificare dati ufficiali senza controllo e conferma dell’operatore competente.

Sì, l’IA può aiutare a scrivere script e codice, ma l’output deve essere considerato una proposta tecnica da verificare. Il codice non deve essere eseguito su dati ufficiali, archivi reali, sistemi di produzione o cartelle condivise senza revisione, test su copia, backup e validazione e autorizzazione della struttura competente. Non devono essere inseriti credenziali, chiavi API, percorsi interni, log non depurati o informazioni tecniche riservate.

L’uso dell’IA deve essere trasparente e ricostruibile, soprattutto quando il risultato confluisce in attività amministrative, documentali o istituzionali. Non è necessario dichiarare ogni uso meramente linguistico o preparatorio, ma l’utente deve poter spiegare, se richiesto, per quale finalità lo strumento è stato usato, quali dati sono stati inseriti, quali cautele sono state adottate e quale controllo umano è stato effettuato sull’output.

Prima di usare l’IA occorre applicare una verifica minima sui seguenti aspetti:

1. qual è la finalità;
2. quali dati sono necessari;
3. sono dati pubblici o riservati;
4. sono presenti dati personali o particolari;
5. posso usare dati fittizi o anonimizzati;
6. l’output può incidere su persone o procedimenti;
7. chi deve verificarlo prima dell’uso.

Se anche una sola risposta evidenzia un rischio significativo, occorre ridurre i dati inseriti, usare un caso astratto o chiedere supporto alla Task Force IA.